אחת השאלות הכי נפוצות לפני אירוע היא פשוט מתי לשלוח. מוקדם מדי והאורחים ישכחו; מאוחר מדי ולא תספיקו לאסוף אישורים ולסגור מספרים מול האולם. הנה לוח זמנים ברור שמסדר את הכול — מסייב דה דייט ועד יום האירוע.

6-4 חודשים לפני: סייב דה דייט

אם יש אורחים שצריכים להיערך מראש — מגיעים מחו״ל, לוקחים חופש, מזמינים טיסה — שלחו סייב דה דייט כארבעה עד שישה חודשים לפני. זו לא ההזמנה המלאה, רק "שמרו את התאריך" עם השם והתאריך.

חודש עד חודשיים לפני: ההזמנה הרשמית

את ההזמנה המלאה עם אישורי ההגעה כדאי לשלוח כחודש עד חודשיים לפני האירוע. זה הזמן המתוק: מספיק קרוב כדי שהאורחים כבר יידעו אם הם פנויים, ומספיק רחוק כדי לאסוף אישורים בנחת ולסגור מספרים.

כשבוע לפני: תזכורת

תמיד יישארו כמה אורחים שלא הגיבו. תזכורת אוטומטית כשבוע לפני, רק למי שעדיין לא אישר, מעלה משמעותית את אחוז האישורים — בלי שתצטרכו לרדוף אחרי אף אחד.

ביום האירוע: ניווט לשולחן

ביום עצמו אפשר לשלוח לכל אורח את מספר השולחן שלו וקישור למפת האולם, כך שהוא מגיע ישר למקום בלי צפיפות בכניסה. זה סוגר את המעגל — מההזמנה הראשונה ועד הרגע שהאורח מתיישב.

לוח הזמנים בקצרה

• 6-4 חודשים לפני — סייב דה דייט (למי שצריך להיערך).
• חודש עד חודשיים לפני — ההזמנה הרשמית עם אישורי הגעה.
• כשבוע לפני — תזכורת אוטומטית למי שלא אישר.
• ביום האירוע — ניווט חכם לשולחן.

כשהכול באותה מערכת — ההזמנה, אישורי ההגעה, התזכורות והניווט — לוח הזמנים הזה מתנהל כמעט לבד, ואתם רק עוקבים אחרי המספרים בזמן אמת.